Comment partager son calendrier dans le mail IREX ?

1. Introduction

Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, la gestion du temps est cruciale pour le bon fonctionnement d'une équipe. Le partage de calendrier est une pratique qui facilite la collaboration et optimise la productivité. Cet article explore les avantages, les outils disponibles et les meilleures pratiques pour partager efficacement un calendrier avec vos collègues.

2. Avantages du Partage de Calendrier

a. Amélioration de la Communication :

• Le partage de calendrier permet à chaque membre de l'équipe de connaître les disponibilités des autres.
• Cela réduit le nombre d'e-mails et de messages pour organiser des réunions.

b. Planification Efficace :

• Les équipes peuvent facilement coordonner des réunions, des événements ou des délais de projet.
• Cela contribue à éviter les conflits d'horaire.

c. Visibilité des Projets :

• Les membres peuvent avoir une vue d'ensemble des projets en cours et des échéances.
• Cela encourage une meilleure collaboration et une responsabilisation collective.

d. Gain de Temps :

• Moins de temps passé à chercher des créneaux horaires disponibles pour les réunions.
• Permet de se concentrer sur les tâches importantes.

3. Meilleures Pratiques pour Partager un Calendrier

a. Définir les Permissions :

• Choisissez qui peut voir ou modifier votre calendrier.
• Limitez l'accès aux informations sensibles.

b. Mettre à Jour Régulièrement :

• Assurez-vous que votre calendrier est à jour avec toutes vos réunions et événements.
• Cela évite la confusion et les malentendus.

c. Utiliser des Codes Couleurs :

• Attribuez des couleurs différentes pour différents types d'événements (réunions, deadlines, temps de travail, etc.).
• Cela facilite la visualisation et l'organisation.

d. Informer les Collègues :

• Communiquez à votre équipe que votre calendrier est partagé et comment l'utiliser.
• Encouragez-les à faire de même pour une meilleure synergie.

e. Respecter le Temps des Autres :

• Proposez des créneaux de réunion qui respectent les disponibilités de vos collègues.
• Tenez compte des fuseaux horaires si votre équipe est dispersée géographiquement.

4. Cas pratique

La première étape est d'abord de se rendre sur l'adresse de la plateforme mail IREX via le lien "mail.irex.aretex.ca" puis de renseigner ses informations de connexion comme suit

Une fois que c'est fait, on arrive sur la page d'accueil et on clique sur l'onglet Calendrier

Dans la colonne de gauche, en dessous du menu "calendrier" vous cliquez sur flèche de menu déroulant qui se trouve à coté du menu calendrier, Vous choisissez en suite "partager mon calendrier"

Une fenêtre pop-up va s'ouvrir et vous allez alors avoir plusieurs paramètres tels que "partager avec", on choisi avec qui on souhaite partager le calendrier et on indique son adresse dans le champ "adresse mail"

Le champ suivant est celui du role que l'on souhaite attribuer à cette/ces personne(s) du plus restrictif au moins restrictif, on choisira en fonction de ce qu'on veut leur permettre de pouvoir faire NB: nous pouvons aussi leur permettre ou non de pouvoir consulter les rendez-vous privés en cochant la case

Puis nous avons un menu déroulant où nous pouvons choisir comment notifier à notre destinataire qu'un partage a été, on peut ne pas envoyer de mail, envoyer un mail standard, ou faire un mail personnalisé.

Une fois que toutes les configurations sont faites il on clique sur "OK" et le partage est effectué !

5. Conclusion

Le "partage de calendrier" est un outil essentiel pour améliorer la collaboration au sein d'une équipe. En adoptant les bonnes pratiques et en utilisant les bons outils, les entreprises peuvent non seulement gagner en efficacité, mais également créer un environnement de travail plus harmonieux. N’hésitez pas à expérimenter et à trouver les solutions qui conviennent le mieux à votre équipe !

6. Démonstration vidéo

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